25 acciones antes de exponer con éxito en ferias de muestras

Publicado por: admin | Comentarios (0) | Desarrollo Empresarial, Marketing | Julio 7, 2009

Elegir la feria más adecuada para la promoción y consolidación de la imagen de la empresa es vital, porque a una feria hay que exigirle ser el punto de encuentro entre la mejor oferta y la demanda más especializada de su sector. Es decir, hay que saber escoger a la feria líder. Una vez elegida hay que saber obtener la mayor rentabilidad. Por ello indicamos a continuación una relación de acciones que hay que prever en las tres etapas diferentes.

1. Nombrar un responsable o coodinador para la feria.
2. Establecer los objetivos, siempre por escrito, que persigue la empresa con la participación en la feria. Los objetivos pueden ser muy diversos, desde conseguir nuevos contactos, más ventas, hasta potenciar la imagen de la empresa o simplemente potenciar las relaciones públicas ante los medios de comunicación.
3. Definir el público objetivo. Es decir, ¿con qué visitantes queremos contactar? Pues en función del perfil de ese público haremos diferentes acciones de comunicación antes, durante y después de la feria.
4. Revisar si nos sigue interesando estar presente en la feria. No hay que acudir sólo porque se ha hecho en años anteriores (el mercado y las tendencias cambian y puede ser que dicha feria no tenga la misma efectividad en la actualidad para nuestros objetivos) o porque está presente nuestra competencia.
5. Deberemos conseguir información del perfil del visitante a la feria, a veces la entidad organizadora elabora estudios cualitativos y cuantitativos que facilita a los expositores. También tendremos que comprobar que las fechas de celebración de la feria no coincide con otras competitivas que puedan restar importancia a la nuestra.
6. Solicitar al salón profesional la documentación necesaria para participar en la feria y reservar el espacio de exposición. La ubicación del stand resulta fundamental para captar a los visitantes, especialmente si la campaña de comunicación pre-feria va a ser reducida. También sería interesante conocer dónde van a estar los competidores, así como las empresas que van a estar a nuestro lado.
7. Definir el material que se va a exponer en el stand.
8. Fijar el presupuesto del que disponemos, en sus diferentes partidas, para la feria.
9. Diseñar el programa de comunicación/publicidad para la captación de visitantes.
10. Seleccionar y contactar con el decorador/instalador del stand para solicitarle presupuesto y maqueta, en caso de que queramos que se realice externamente.
11. Diseñar y fabricar el material a exponer en la feria.
12. Preparar con el tiempo la documentación técnica y comercial que se va a entregar en el salón.
13. Aprobar la maqueta del stand y el presupuesto. No olvidar que el stand es un elemento de comunicación que debe conseguir un gran impacto visual ante los visitantes.
14. Diseñar y encargar los artículos promocionales para la feria.
15. Supervisar la fabricación de los elementos decorativos del stand (rótulos, fotos, televisión/vídeo).
16. Contratación de mobiliario, decoración floral, suministros de electricidad, agua, azafatas (es mucho mejor contar con personal especializado aunque nos cueste un poco más, ya que nos estamos jugando la imagen de la empresa).
17. Preparar las listas de precios.
18. Iniciar la campaña de captación de los visitantes:
    – Contratar publicidad en prensa especializada.

    – Redactar artículos de prensa y dossier de prensa.

    – Inscripción en el catálogo de expositores.

    – Carteles y vallas en el recinto ferial (opcional).

    – Intensificar contactos con la prensa (publicación de reportajes, artículos, novedades).

19. Supervisar la producción de folletos, catálogos, carpetas y tarjetas de visita, etc.
20. Comprobar la recepción de invitaciones, pases expositor, tarjetas de parking, etc.
21. Realizar el inventario del stand: grapadoras, papel, bolígrafos de promoción, etc.
22. Continuar la campaña de captación de visitantes. Por ejemplo:
    – Envío de invitaciones personales a los clientes actuales o potenciales más importantes.

    – Mailing a todo el público objetivo de la empresa.

    – Notas de prensa en las principales revistas especializadas del sector, ya que permite promocionar de forma gratuita los productos de la empresa.

23. Comprobar la disponibilidad de los materiales promocionales: catálogos, tarjetas de visita, regalos, etc.
24. Comprobar la contratación de servicios de la feria.
25. Elaborar fichas de contacto de visitantes para crear bases de datos.